10人去天津办展览，研发部的何先生希望后天安排小面包车送8人去市郊开会，现公司只有一辆11座的小面包车和1辆小客车，请你协调一下，并将处理依据和结果向我汇报。
参考答案：
根据协调工作的基本原则：协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情，通过协调力求也安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作或事情。考虑到市场部吴先生的工作是去天津办展览，一是路途远，二是有展品，三是人数多，因此，应安排11座的小面包车给市场部；若小客车能容纳8人，则用小客车送研发部的何先生等8人去市郊开会，若不能，则可请示上司，是否可请何先生等人自行乘车，然后报销有关费用或租车前往。
3.为了进一步杜绝浪费，请你拟订一份关于节约使用办公用品的措施。
参考答案：
节约使用办公用品的措施如下：
（1）复印机：复印前由主管人员签字批准。
（2）传真机：指定人员使用传真机，做好登记并保留所有发送记录。
（3）计算机、打印机、因特网：昂贵的设备要限制使用；彩色要集中管理并由各部门独立核算成本；严格监督因特网的使用。
（4）电话、移动电话：减少打私人电话；控制国内外长途电话的使用；定期检查并核对电话账单以控制开销。
4.公司定于6月8日开始对各部门秘书进行业务培训，请您就怎样进行办公用品的发放谈谈您的看法。
参考答案：
业务培训的办公用品的发放要考虑：
（1）指定专人发放。
（2）按单位的有关制度规定发放时间。
（3）领取人填写物品申请表，并由授权人签字批准。
（4）物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、项目、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期。
（5）清点核实发放办公用品。
（6）提醒使用部门和人员节约使用办公用品。
（7）紧急需要物品时必须有相应的程序处理。
5.公司定于5月12日开始对各部门秘书进行业务培训，请您就上司不在时的邮件如何处理谈谈您的看法。
参考答案：
上司不在时邮件的处理：
（1）按收文程序处理所有文件。
（2）按上司的吩咐或习惯将文件用电话、传真或邮寄通知他。邮寄时要在邮包上连续编号。
（3）若上司吩咐不接收文件，可先把需要上司亲自处理的文件保存下来，并通知发件人得到回复的时间。
6.由于公司业务范围不断扩大，文件收发工作宜由专人负责，请你写出收发文件的程序和要求，明天交给我。
参考答案：
收文工作的程序有：签收，拆封，登记，分类。
（1）签收：对件数进行清点、核对；检查文件外包装是否完好无损，检查封套上的文字是否都应是本部门收的；最后是签收，并注明日期。
（2）拆封：将信套订在文件后；再次检查文件内容是否本机关收。
（3）登记：按收文登记簿中所列内容逐项登记；在收进的文件首页贴上“来文处理单”。
（4）分类：将信件分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内。
发文工作的程序有：
（1）对发件进行查对，不要装错信封。
（2）检查附件是否齐全。
（3）邮件分类。
（4）按邮件的类型分别填上密级、急件、特快等标记。
（5）签名。
（6）登记。
（7）按时发送。
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