秘书从业经验：员工必须掌握的接电话礼仪常识

文章作者 100test 发表时间 2011:03:20 18:34:04
来源 100Test.Com百考试题网

　　公司内的工作电话
　　如有事求见上司，尤其是总经理或副总经理，一定要先用电话联系，请秘书转告或安排时间；
　　与同级同事联络也应先通电话，约定时间、地点，不要随便打扰别人；
　　谈话结束时，一定切记轻放电话。
　　客人或上司在开会时的电话接听
　　首先向对方解释客人或上司正在开会，礼貌询问问对方是否需要留言
　　如有留言，应按电话备忘录的要求做好记录
　　如对方执意要通话，应记下其基本资料，请对方稍等，随后将资料写在便条上送交客人或上司并等候吩咐。
　　上司或同事外出后的电话接听
　　说明上司或同事的大致去向；
　　说明大致的返回时间；
　　询问对方是否需要其它人代听电话或留言；
　　如在办公室接到别人打给上司的电话而上司又不在，应避免回答“没有来”或“一直未见到”，“还未来上班”等，而应答复“他/她 暂时不在办公室，有什幺事可以代劳呢？”等等。
　　转接客人或上司的电话
　　转接电话时，一定要问清对方的姓名和单位。切记要重复确认转达的内容；
　　在为客人或上司转接电话时，一定要等到双方通了话，再轻轻放下自己的听筒；
　　接转了几次都无人接听，则每一次都要跟对方说：“对不起，请稍等。”
　　清楚对方来历和用意时，先不要挂线，经请示后再处理。
　　受话人正在会客时的电话接听
　　首先应跟对方解释并询问是否需要留言或劝其过会儿再打来；
　　如遇紧急情况，应请对方稍候，设法联系客人或上司以听其吩咐；
　　若受话人正在参加重要会议，则应礼貌致歉，婉劝对方过会儿打来。

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