秘书常识：文档管理工作的新变化秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2011:02:28 18:11:26
来源 100Test.Com百考试题网

本文讲解了文档管理工作的新变化：1.文档信息的虚拟性决定文档管理转向虚态化；2.文档信息对设备系统的依赖影响信息可读性；3.文档信息的网络生存环境使其面临安全风险；4.文档信息真实性的认定和维护变得异常艰难；5.网络的开放自由容易引发电子文档管理失控；6.信息用户的快捷需求促使信息服务模式转化。 　　1.文档信息的虚拟性决定文档管理转向虚态化。与传统文档相比，电子文档具有先进性，也具有神秘性，具有高深莫测的虚拟性，可以说是文档存在方式与发展的高级形态[1]。传统文档管理以“实态”文档为主要管理对象，而如今的文档管理以“虚态”文档为主要管理对象，前者针对的是现实中的物理世界，而后者针对的是具有虚拟意义的逻辑世界。文档管理从实态管理向虚态管理转变，是一场文档管理的革命，是对传统文档管理的扬弃和超越。
　　2.文档信息对设备系统的依赖影响信息可读性。传统文档的信息内容以文字或符号记录于纸张等载体上，可直接识读，而电子文档的信息以二进制数字代码的形式记录于磁盘、磁带、光盘等载体上，其数字化信息形态决定了文档信息在存储过程中需要编码，在检索和阅读过程中需要解码，而这一切均需借助于一定的软硬件系统，否则电子文档既无法产生，也无法阅读。随着信息技术飞速发展，电子文件各自所用的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境之间的矛盾会越来越尖锐，外表看来保存完好的电子载体，信息也会不可读。
　　3.文档信息的网络生存环境使其面临安全风险。由于文档在计算机中生成，并通过网络进行传输、处理，因而容易受到来自计算机及网络的多重威胁。一方面，互联网上的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手防不胜防；另一方面，内部人员通过USB闪存驱动器、WIFI调整解调器、智能电话、蓝牙适配器、数码音乐播放器、红外线传输、电子邮件、FTP等各种方式将文档信息管理系统中的数据未经授权二次扩散和传播出去。在内外夹击的“恶劣”网络环境中，文档信息难以“独善其身”，文档管理必然“险象环生”。
　　4.文档信息真实性的认定和维护变得异常艰难。档案的本质属性是原始记录性，纸质文档的载体和记录其上的外部特征如字迹、签字、印章等密不可分，一同构成文件原件身份的“证明人”。而电子文档信息内容和信息载体具有可分离性，计算机内存贮的电子文档无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，被增删、修改后可不留痕迹，可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，此时文档的载体仅仅成为某一特定时刻文件内容的“承载物”，无法固定用以鉴别文件原始性的外部信息，从而直接影响到电子文档的真实性、可靠性。
　　5.网络的开放自由容易引发电子文档管理失控。随着网络应用的深入，文件形式和来源也渐趋多样化，由于没有制度的约束与控制，重要公文未归档就从服务器中被删除的事件时有发生，如果我们仍局限于将文档管理的起点定位于文件的登记、分发，那么电子文件将有可能在文档管理范围之外运转，最终造成档案的不完整、历史记录的缺失。
　　6.信息用户的快捷需求促使信息服务模式转化。受网络信息技术的影响，人们渴求快捷有效地利用文档信息资源。过去文档检索体系建立在各种手工编目基础上，网络环境下，不能再像过去那样以卷为单位逐卷查找有关信息，要求把大量的现有文本信息输入到计算机上，建立数据库，以便利用全文检索系统或超文本检索系统自动进行高速索引处理。

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