一、项目干系人是项目团队的一员吗 ?
项目干系人可分为直接型的项目干系人与间接型的项目干系人, 一般而言项目团队的成员即是直接型的项目干系人, 也可说项目真正负责及执行的成员必然是项目干系人, 而且也是直接型的项目干系人. 但是不属于直接型的项目干系人, 而又能够对项目的执行产生影响, 那么, 这些人可称为间接型项目干系人。
虽然PMBOK中并没有做这样的区分, 我个人认为尝试着把它区分成直接型和间接型应有助于大家对项目干系人的理解。
从项目启动前的项目构思成员, 项目启动后的项目责任主管(Sponsor), 项目委员会成员、项目需求方的所有有关成员、项目经理、项目各功能组的成员及执行人员, 这些都是最基本的项目干系人成员. 如果项目牵涉到所在地方的政府单位、地方环保团体、当地居民, 那么该政府单位、环保团体或当地居民就也会成为项目干系人的成员. 另外, 项目团队成员的家人、朋友或顾问团队如果在项目过程中因为某些特定或不特定因素, 而直接或间接的影响到项目的决策, 或影响到项目的进行, 不论是正面的(加快了项目的执行及效率)或负面的(躭误项目的执行或导致项目停滞或停止), 此时, 这些项目团队成员的家人、朋友或顾问团队也可称之为项目干系人。
二、项目干系人在项目中扮演的角色
由上述的说明中, 我们可以理解到在项目团队组织中的每一个角色都是项目干系人. 另外, 只要会对于项目产生影响 (不论是正面或负面)的非项目团队组织中的成员也可以是项目干系人。整体而言, 项目干系人指的是人, 其它诸如天候、环境、文化、法律、风俗习惯等, 虽也可能因为特殊的原因(台风、豪雨、大雪、水灾、旱灾、宗教因素、所在地政策的变化, ..)对项目产生影响, 但是这一些只能列为风险管理因素而不能称之为项目干系人。
做为项目经理, 你应当知道每位项目干系人在项目中的作用,这也进入了本文中以下开始的主题。
三、项目干系人参与项目的时机
项目的推动执行在不同的阶段(从启动、计划、执行、控制到收尾五大管理过程)会有不同阶段的项目干系人参与其中, 而项目经理努力找到并促成适当的项目干系人在适当时机的参与, 也较能保障项目的顺利推动和执行。
四、五大管理过程中对照参与的项目成员及类别
PMI将项目管理分为五大管理过程
五大管理过程虽按顺序由启动、计划编制、实施执行、控制到收尾, 但在控制过程中也可能因为资源变化、期望改变、结果不同于预期等等其它因素导致计划变更而回到计划编制过程或回到实施执行过程, 此时项目经理就必须注意哪些项目干系人必须再被要求参与了 !