项目管理案例系列：项目沟通管理与会议管理问题
文章作者 100test 发表时间 2007:01:15 18:36:29
来源 100Test.Com百考试题网
（一）案例正文
某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好，沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力还改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周必须按时参加例会并发言，但对例会具体应如何进行，他却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明，时间太长，效率太低，缺乏效果等等，而且由于在例会上意见相左，很多组员开始相互争吵，甚至影响到了人际关系的融洽。为此，他非常苦恼。
请问产生问题的可能原因是什么？应该怎样提高项目例会的效率？你认为除了项目例会之外，他还可以采取哪些措施来改善团队氛围，促进沟通？
（二）专家点评
周小桥 PMP，项目管理者联盟高级顾问，实战派项目管理专家。中国职业技能鉴定中心（项目管理）专业委员会专家委员，清华大学国际工程项目管理研究院特聘教授，美国刘易斯学院认证教授。美国西雅图城市大学MBA，剑桥大学认证国际培训师（CTA），项目管理专业人员(PMP)，ISO9000/ISO 14000质量/环境管理体系注册审核员。
周小桥点评：
项目会议是项目经理沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、确保项目按计划顺利进行的有效手段。通过举行项目会议，项目经理可以与组织外部的客户、供应商、分承包商、政府机构以及组织内部的发起人、项目组成员、相关职能部门经理等项目利益相关者进行充分地、面对面地沟通，一方面可以帮助项目经理全面了解项目的进度、成本、质量、工作任务的完成状况，以及人员表现，客户满意度，项目执行过程中暴露的问题和出现的冲突，另一方面也有助于项目经理集思广益，博采众长，充分听取各方面意见，从而为提升项目团队士气、进行项目决策、解决项目冲突奠定坚实的基础。
那么，项目需要举行什么样的会议，何时开，谁召集，谁参加，为何要召开这样的会议呢？现总结于下表：
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序号 |
会议名称 |
频率 |
召集人 |
参与人 |
作用 |
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1 |
项目启动动员大会 |
一次性 |
项目发起人 |
项目当事人双方领导，行业或政府机构领导，发起人，各职能部门经理，项目经理以及项目小组成员 |
鼓舞士气，统一思想，明确项目要求与目标，明确分工，为执行项目造势 |
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2 |
项目例会 |
每周一次 |
项目经理 |
项目组成员 |
项目组自己监控项目计划执行状况的有效手段。检查项目计划完成情况，发现偏差，并制定和落实纠偏措施 |
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3 |
项目评审会议 |
每月或每季度 |
项目经理 |
发起人，部门经理，项目组关键人员 |
发起人监控项目执行状况的有效手段。总结上阶段的工作，布置下阶段的任务，解决发生的问题和处理出现的冲突 |
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4 |
项目临时会议 |
随时 |
项目经理 |
当事人 |
解决问题，处理冲突 |
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5 |
项目总结大会 |
项目结束后一次性 |
项目发起人 |
发起人，老总，各部门经理，项目组全体成员 |
总结经验，检讨教训，论功行赏 |
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项目后评价会议 |
项目运行一段时间后一次性 |
第三方 |
相关专家 |
是一种学习和反馈的过程。对已经完成的项目进行分析、总结和评价，审查与项目相关的政治、经济、社会文化等目标实现情况，从而增强决策者和执行者的责任感，为未来的投资决策服务 |
在实际的项目管理实践中，许多项目经理发现召集项目会议、主持项目会议并不是一件容易的事情。开会的时候有的人迟到，有的人早退，有的人缺席，有的人事不关己、高高挂起，有的人牢骚满腹、唱反调、出难题，有的人抱怨会议太多、时间太长、效率太低、解决不了问题等等，甚至出现因意见相左而相互争吵、相互埋怨、推委扯皮的现象，不仅解决不了问题，反而影响到原本和谐的人际关系，还破坏了团队的士气。出现这些情况的原因是多方面的，比如开会之前没有确定会议日程、议题、目标，没有安排适当的时间、适当的地点、适当的人员参加会议，事先没有就项目的目标与相关方面进行沟通、达成共识；开会之中没有营造良好的氛围，没有控制会议进程，偏离会议主题，没有鼓励大家参与，忽视他人的意见，拖延时间；会议之后没有形成明确的结论或决议，没有及时发放会议记要等等。这里，给项目经理提供一些开好项目会议、提高会议效率的建议：1) 开会之前确定会议日程、议题、参加人、地点等等，并且提前通知与会者。目的是便于参与者安排自己的工作，有准备、按时参加会议，同时保证会议有的放矢，提高会议的效率；
2) 控制会议规模，仅邀请必须人员参加。不要允许无关人员参与会议，人多，嘴杂，嘴杂往往很难达成共识；
3) 按时开会，按时结束。事先制定防止开会迟到、早退的规章制度，尽可能按会议议程展开讨论，控制会议进程，千万不要拖拉；
4) 坚持会议主题。开什么会，讨论和解决什么问题，与会议议题不相关的问题，不要在会上讨论；
5) 充分听取不同的观点和意见。会议、会议，就是说开会的时候要“议”，要议论，就要允许不同的声音、不同的观点出现，项目经理应鼓励与会者开诚布公，坦诚地表达出自己的意见，这样的意见即便得不到采纳和使用，也应得到尊重和包容；