公文写作教程：第十六章会议类文书(5)

文章作者 100test 发表时间 2007:04:12 10:47:26
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第五节 会议记录

一会议记录的含义、作用和特点

(一)会议记录的含义
会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机 关应用性文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议，它要求真实、全面地反映 会议的本来面貌。
(二)会议记录的作用
会议记录的特点体现在三个方面：
1．依据作用
会议记录忠实地记录了会议的全貌。会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作 出的安排，如果在会议后期需要形成文件，要以会议记录为依据；如果不形成文件，与会者 在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确，也要以会议记录为依据进行检验。
2．素材作用
会议进行过程中连续编发的会议简报，以及会议后期制作的会议纪要，都要以会议记录为重 要素材。会议简报和会议纪要可以对会议记录进行一定的综合、提要，但不得对会议记录所 确认的内容进行歪曲和纂改。可以说，会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础。
3．备忘作用
会议记录可以作用会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁，有关会议的内容和情况可能 无法在记忆中复现了，甚至当时作出的重要决定可能也记不清了，这时就不妨查查会议记录 。会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料，若干年后，通过大量会议记录可以了解 这个单位的历史进程和发展状况。
(三)会议记录的特点
1．真实性
会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别，那就是他只有记录权没有改造权 。会议是个什么样就记成什么样，与会者发言时说了些什么就记下什么，记录者不能进行加 工、提炼，不能增添、删减，不能移花接木，不能张冠李戴。
2．原始形态性
会议记录是会议情况和内容的原始化的记录。所谓原始，就是未经整理，未经综合。在这一 点上，它跟会议简报、会议纪要有着很大不同。会议简报和会议纪要也是真实的，但不是原 始的。虽然在内容上可能没有太大差别，但在存在形态上，会议记录跟会议简报和会议纪要 的差异甚大。
3．完整性
会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对领导讲话、与会者 的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要记录下来，一般没有太多的选择性。

二会议记录的写法

(一)标题
标题由会议名称加文体名称组成，就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记 录本，连“记录”二字也可省略，只写会议名称即可。
(二)会议组织概况
1．会议时间
要写明年、月、日，上午、下午或晚上，×时×分至×时×分。
2．开会地点
如：“××会议室”、“××礼堂”、“××现场”等。
3．主持人的职务，姓名
如：“校党委书记×××”、“公司总经理×××”。
4．出席人
根据会议的性质、规模和重要程度的不同，出席人一项的详略也会有所不同。
有时可以只显示身份和人数，如“各院系党总支书记和直属党支部书记31人”、“各部门经 理”、“全体与会代表”等。
如果出席人身份复杂，如既有上级领导，又有本单位各部门的主要领导，还有各种有关人员 ，最好将主要人员的职务、姓名一一列出，其他有关人员则分类列出。
5．列席人
包括列席人的身份、姓名，可参照出席人的记录方法。
6．缺席人
如有重要人物缺席，应作出记录。
7．记录人
包括记录人的姓名和部门。如：××(××办公室秘书)。
(三)会议内容
这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面：
会议的议题、宗旨、目的；
会议议程；
会议报告和讲话；
会议讨论和发言；
会议的表决情况；
会议决定和决议；
会议的遗留问题。
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。
(四)结尾
可将主持人宣布的散会一项记入，也可以将散会一项略去不记。
最后，由主持人和记录人对记录进行认真校核后，分别签上姓名，以示对此负责。