公文写作教程：第十三章商洽、纪要性公文(1)

文章作者 100test 发表时间 2007:04:12 10:47:58
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第一节 函

一函的含义和特点

(一)函的含义
函是公文中惟一的平行文，行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。
《国家行政机关公文处理办法》对函的功能作如下表述：

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

《中国共产党机关公文处理条例》对函所下的定义与之相似：

用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。

理解函的定义时，关键要把握住“不相隶属机关”这一概念。一个系统内部的平级机关是不 相隶属机关，这个容易理解；另外，凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务 上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属机关，无需考虑双方的级别大小。在不相隶属机 关之间，级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文(个别晓谕性的通知例外 )，级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或 请求批准，都要使用“函”这种平行文体。
除作为平行文种出现之外，函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。例如，上级机关 向下级机关询问有关情况，用别的文体显然不合适，可以用函，但下级的答复最好用报告。 上级机关向下级机关催办有关事宜，如要求下级机关呈报有关报表或材料时，也可以用函， 下级同样要回以报告。
(二)函的特点
1．平等性和沟通性
函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系 ，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双 方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请 示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通的特点。
2．灵活性和广泛性
函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位；党政机关、社会团体、企事业单位 ，均可发函。函的内容和格式也比较灵活，而且不限于平行行文，所以运用得十分广泛。
3．单一性和实用性
函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不 重务虚重务实。
(三)函的分类
1．公函与便函
公函是正式的公文，像一般公文一样，有文件头、有发文字号、有标题、有公章，总之，严 格按照公文格式撰写制作。便函不属于正式公文，格式可以比较随意，没有文件头，没有发 文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期和公章。我们在本章介绍的 ，主要是作为正式文件的公函。
2．发函和复函
主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。一般情况下，对方发来的是函，回复的 也应该是函，但有时可以灵活处理。譬如前面说过，上级发函向下级询问有关情况，下级回 复时用函虽然不为错，但有更合适的文种可选择，那就是答复报告。再如，对下级机关的请 示，上级机关的办公部门(一般与下级机关在级别上是平级的)在接到授权的情况下，可以 给以答复，但不能使用批复，只能用函的形式。
3．商洽函、询问函和请批函
按内容和目的分类，函可以分为多种类型。主要是商洽函、询问和答复函、请批函。此外， 还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函等等。

二函的写法

(一)函的标题、字号和主送机关
1．函的标题
作为正式公文的函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称、主要内容(事由)、 文种组成。较完全的写法如《国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消 除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函》、《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问 题的函》等。也可以采用省略发文机关名称的写法，如《关于请求批准××市节约能源中心 编制的函》。
2．函的发文字号
公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。大 机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。如《国务院公报》2000年第10号同时发表了国 务院办公厅以“国办函〔2000〕××号”为发文字号的七篇复函。
3．函的主送机关
函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉 及部门多，也有排列多个主送机关的情况，如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的 函》(国办函〔1993〕2号)的主送机关，有七个之多：“国家计委、经贸办、农业部、商 业部、经贸部、纺织部、技术监督局”。
(二)函的正文
1．发函缘由
这是函的开头部分，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方 来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。这部分结束时，常用一些习用的套语 转入下一部分，如“现将有关情况说明如下”、“现就有关问题函复如下”等。
2．事项
这是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项 提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达。
3．希望请求
这是结尾部分，向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作 ，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。最后，另起一行以“特此函商”、“特 此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。
函的写作要注意用语的分寸，因是平行文，语言要平和礼貌，但要避免阿谀逢迎。还要注意 针对性和时效性。