秘书知识大全：信息工作>信息的存贮[中级]

文章作者 100test 发表时间 2007:06:11 12:23:44
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信息存贮
(一)学习目标
能够运用信息存贮的方法。将文件、图表、统计报表、数据、档案材料等信息有序贮存，或输入电子计算机或终端设备，存放起来，以备随时调出使用。信息贮存，简单地说，就是建立信息库。它不同于一般的物质贮存，它需要进行严格的登记、科学的编码和有序的排列。
(二)信息存贮的步骤
1.登记
信息工作人员(或机构)在获得各种形式和内容的信息资料后，首先要进行登记，以建立存入的信息资料的完整记录。信息资料的登记可分为总括登记和个别登记两类。总括登记一般只登记藏入册数、种类及总额等，反映一个信息库内所藏入的信息资料的全貌。个别登记是对每一类，每一份，每一册信息资料的详细记录，以便掌握各类信息资料的具体情况。登记的作用有以下几个方面：可以掌握藏入信息资料的变化情况，发现缺漏，便于补充配套。
2.编码
信息资料的具体形成是多种多样的。为了便于管理和利用，特别是为了适应电子计算机处理信息的要求，需要对各类信息资料进行统一编码。信息资料的编码结构一般由字符(可以是字母，如26个英文字母；也可以是数字，如0~9阿拉伯数字)组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。它应表现出信息资料的组成方式及其相互关系。
信息资料编码应注意以下几个原则：选择最小值的代码。因为代码值的增加，工作人员的工作量也就随之增加，势必会导致差错率上升，给工作造成困难。尽可能地使用现有的编码与通用符号，以便容易与其它方面衔接。编码要考虑到发展远景，以便适应社会生活的变化，在进一步充实信息时不至于发生紊乱，能保持编码的系列性。
一般来说，信息资料编码的步骤为：分析编码的信息资料--选择最佳的编码方法--确定数码的位数，以保证代码能包含较多的内容，为发展提供余地，并使代码的含义直观明确。在信息工作实践中，人们创造了信息资料编码的多种方法，运用最广泛的是分类编码法。如：
1000 ---- ××市场信息资料
1100 ---- ××市场纺织信息资料
1110 ---- ××市场化纤织品信息资料
1111 ---- ××市场纯涤纶销售信息
1112 ---- ××市场混纺织品销售信息
1113 ---- ××市场毛涤织品销售信息
……
这种方法是利用阿拉伯数字的十进位数，按后继数字来分别信息资料的大小类，进行单独的编码。采用这种编码方法，左边的数码表示大类，向右排列的数码依次标示更细的小类：
1000 ---- ××市场信息
2000 ---- ××市场信息
3000 ---- ××市场信息
4000 ---- ××市场信息
3.存放排列
科学地存放排列信息资料，是为了便于查找利用。这对于信息资料丰富、服务对象又多的单位来说，尤为重要。通常有四种排列方法：按来源部门排列。这就是按信息资料来源地区和部门(结合时间顺利)依次排列。这种排列的优点是便于查找信息源，但需较大的存放空间。按信息资料内容排列。任何一件信息资料都有它确定的主要内容，将资料内容进行分类后依次排列，便于查找利用。按资料形式排列。信息资料存在的形式多种多样，如图书、期刊、报纸、内部资料、录音带等不同形式分类排列，便于做到存放整齐。信息资料的排列要按照各单位的具体情况来决定存放方法。原则是便于存放和查找。无论选用哪一种排列方法，一经确定，就应保持相对稳定，当然也要根据资料情况的变化而改变排列存放方式。
4.信息检索
检索就是从信息库或信息资料档案整体中找出所需要的信息资料。检索分手工检索和电子计算机检索两种。手工检索信息资料，需要凭借检索工具。检索工具是了解和查找信息资料的入门依据。检索工具能够指明资料的存在，提供查找的线索；能够提示信息资料的内容，帮助人们比较、选择和鉴别。因此信息资料的检索关键是检索工具。检索工具有四大类，它们分别为：目录、文摘、索引和信息资料指南。对信息资料进行准确简化的再现。它的基本作用是用来识别或代替阅读原文。文摘可分两大类，一类是指示性文摘又称简介，是一种篇幅简短的摘要；一类是报道性文摘，是原文要点的较详细的摘要。索引，可分两种，一种是篇目索引，用来指明资料的出处，另一种是内容索引，即将资料中的事件、人名、地名等一一摘录出来，分别按顺序排列，并指明它们的出处。人们可以借助索引，查到隐藏于众多而庞杂的资料中有关信息的出处。信息资料指南，这是一种新的检索工具，目前正在陆续出现。如"手表行业指南"这种小册子，既有历史资料，又有近期资料。人们只要看看它，就可以对手表的历史与现代有所了解。这是经过高度加工了的信息资料检索工具，实用价值很大。信息资料检索工具，是对所贮存信息资料进行再加工的一种产品。它的形式有书本式、期刊式、卡片式等等。资料工作人员理应精心编制检索工具，以便使繁杂的信息资料能够及时广泛地为人们所利用。
(三)相应知识
任何一项工作都要按照一定的规律运转，信息工作也必须有一整套适应自身特点的规范化的工作程序、工作标准和工作要求。实践表明，只有按照信息工作的规律，建立起严格的配套的工作制度，信息工作才会科学、正常、连续地运转，才能够稳定地提高工作效率和质量。
信息工作主要应当建立和完善以下一些制度。
1.信息工作组织制度
信息工作部门应有标明本机构职能及工作要求的说明；对其工作人员应有体现职、责、权一致的职位规范及各项要求；对信息人员的组织、信息网络的管理、信息工作的监督等应制定一套完整的内部管理制度，保证信息工作进入科学化管理的轨道。
2.信息传递制度
首先，要制定定期下发《报送信息参考要点》制度，加以指导，引导基层信息机构及时收集，报送对路的信息。其次，各级办公部门对隶属的网络单位应规定报送信息的数量、质量和时间等要求，对重大问题和突发性事件要快收、快送，对漏报、迟报和误报重要信息的要给予处理。再次，制定逐月、逐季、逐年各网络单位信息报送、采用情况通报制度，鼓励先进，督促后进。
3.信息专报制度
专报工作实行专人、专题、专向，根据不同层次的不同需求，提高信息的有用率，对信息进行合理分流。各级信息机关应建立对上级领导机构的信息专报制度，反映上级领导机关决策需要的本地区、本部门的重要情况。这种信息针对性强，内容集中，篇幅较短，有利于迅速编发传递，能有效地提高上报信息的质量。
4.信息专题分析制度
在不同时期，根据领导所关注的"热点"确定专题，不定期地召集有关部门信息工作人员进行专题分析研究。在开会之前三、四天先发书面通知，告诉会议议题，请信息工作人员做好会前准备。会后要形成若干有情况、有分析、有建议的较高层次的专题材料。
5.信息贮存制度
为了提高信息的使用率，需要对暂时不直接进入使用的信息资料和已经使用过的信息资料，分门别类加以贮存，以备查用。这一工作也需要用制度固定下来，防止信息资料的丢失、流散。
6.信息编辑制度
规定信息编辑必须及时阅读处理当日各种信息稿件，按轻重缓急提出处理意见。对要件、急件做到不漏送、不误时，编辑时要根据服务层次的不同，坚持适用对路原则，注重信息的综合开发和深度加工，避免并力求杜绝政治错误的重大事实失真，重要材料要复校，有重大文字改动的内容，要经审稿签发者同意。
7.信息审批制度
为保证信息的质量，尽量减少差错和失误，编发信息资料要规定一定的审批环节，审批手续不应太繁琐。审批单位或审批人应做到随送随审，提高工作效率，确保信息的时效性。
8.信息反馈和催办制度
对上级的重要决策、重要文件、重大工作部署和发布的重要信息，本级和基层管理机关贯彻执行得如何，有什么反映，信息网络单位要及时层层反馈。这项工作也需要用制度确定下来，保证落实，并责任到人。对于领导同志批示的信息和反映重要的问题的信息，信息工作部门应制定催办函。及时转交有关部门和地区查办，并要求按时办理落实，及时反馈办理结果。
9.评奖制度
对信息专稿，采用稿和有关领导的批示都要逐项分类登记，按信息质量高低，采用范围，实行记分制。信息先进单位和先进个人按累计总分由高到低决定奖励等级。
10.通联制度
网络单位之间除了加强经常性的联系外，地、市、县的党政办公室还可以采用信息人员定期碰头的办法，不定期地印发信息需求要点，广泛收集信息，对带倾向性的问题共同进行分析研究，并且利用这种形式交流经验，互相促进，共同提高信息工作效率。
(四)注意事项和要求
1.存贮的信息要有价值
信息如汗牛充栋，范围广泛，内容丰富，任何组织想要将所有的公关信息集中存贮，既无此可能，也无此必要。因此，相对于组织来说，主要应存贮哪些业经处理，对组织的公共关系工作具有重要作用或长效作用的有价值的信息，这样才是合理的。基于这样一个认识，组织的公关信息存贮首先就要求进行公关信息价值的判断，应从当前和长远，特别应从长远的角度来判断公关信息的存贮价值，以保证存贮的公关信息的有用性。
2.存贮的信息要方便利用
存贮的目的是为了利用，所以要方便利用。方便利用的核心问题是要方便检索。这就要求存贮信息必须按信息检索的要求进行，主要应做到集中化，即集中存贮信息的物理性载体；有序化，即做到按一定的秩序进行排列存放；科学化，即存贮要符合科学规律和客观要求，使存贮系统成为一种信息的有机整体；实用性，即存贮要做到方便索取，方便利用。具体在存贮过程中便要做到登录准确、分类合理、编码科学、存放有序，这样才能真正达到满足检索要求、实现方便利用的目的。
3.存贮要逐步实现现代化
由于科学技术的进步，信息的载体已从记忆、文字、印刷等直接记录，发展到复印资料、声像资料、缩摄资料、机读资料等。由于激光技术、全息摄影技术等新技术的发展，更使存贮信息的密度大大增加，因而可以极大地节省存贮空间，有效存贮信息。特别是计算机技术的发展，更使信息的存贮和自动检索融为一体，更有利于实现信息存贮的集中化和住处检索的高速化，因而可以使住处发挥更为有益的作用。基于这样一些情况，信息存贮应尽可能利用现代化的存贮手段，以逐步实现信息存贮的现代化。 src="/ms/JS/wxgg.js">