秘书知识大全：信息工作>信息的分类[中级]

文章作者 100test 发表时间 2007:06:11 12:23:45
来源 100Test.Com百考试题网

信息分类
(一)学习目标
要掌握信息分类的程序和方法，并在实际工作中能加以运用。
(二) 分类的程序
公关信息资料的分类是根据公关信息资料的特点来进行的。特点相同的公关信息资料归为一类，通常称为母类。在母类下再划分出不同的类别，叫子类。在子类下面还可根据具体情况划分出若干小类，从而形成有秩序、有层次的一个分类体系。这就是公关信息资料分类的基本原理。根据这个基本原理，公关信息资料的分类过程一般可以分为以下几个环节：(1)辨类：即对公关信息资料类别的分辨。公关信息资料要归类，首先就必须辨类。只有通过辨类，才能把有关信息资料归入到分类体系中的相应类目。辨类实际上是对公关信息资料进行主题分析，分辨其所属类别的过程。(2)归类：公关信息资料经过辨类，就要进行归类。辨类和归类是两个不可截然分割的环节。归类也就是从主题分析转换成分类归档，即依据辨类的结果，使公关信息资料在分类体系中各就各位的过程。在归类中，由于一件资料可能从不同的角度反映和表现不同的主题内容，为了有效地利用，还有必要使用"互见"、"分析"、"参照"等办法进行多角度揭示。
(三)相应知识
公关信息资料的分类可以有多种方法，通常有：1.按对象分类。这种方法常用于对书信等往来文件的分类。文件的名称就是对象的姓名，取出文件一看，过去的书信往往一目了然，十分方便查阅。与此相仿，在公共关系工作中，根据不同的公共关系对象进行分类，同样可以收到类似的效果。2.按主题分类。这是一种根据公关信息资料所反映的主题进行分类的方法。在大型公共关系机构中，由于事物繁多，情况复杂，各种主题的活动都可能开展，各种主题的信息资料都可能有大量搜集，因此，按主题分类，有利于集中地为相应主题的公共关系活动提供所需的信息资料保证。3.按形式分类。即将单据、合同、广告稿、新闻稿、报告书、建议书、信函、文件、调查记录、报刊文章等按形式区分，相同形式的信息资料再按时间细分，形成一种按形式汇集的文档。这种分类有利于及时查找到同种形式的多件信息资料，但往往内容主题不能集中。4.按来源分类。即将公关信息资料根据其来源作出分类，把相同来源的信息资料归在一起。如，来自上级主管部门的信息、来自某一信息中心的信息、来自咨询机构的信息，来自组织内某一部门的信息、来自消费者方面的信息等。这种方法有利于对公关信息资料内容的权威性、可靠性、真实性作出判断，但综合性能较差。5.按信息内容分类。即根据公关信息资料所反映的内容进行相应的区分。如，可将公关信息分为：组织状况信息、公众状况信息、媒介状况信息、环境状况信息、公共关系案例等类。在各类之下，再依据其内容情况区分为若干小类。这是公关信息分类中较好的一种方法。6.按通用分类表分类。即根据公关信息资料的情况，借助于"图书资料分类法"或"档案分类法"等进行分类。一般地说，对于综合性强。涉及面广、拥有公关信息资料数量较多的公共关系咨询公司的信息中心，可以考虑参用此法；对于公关信息资料较少的公关部门则没有多大必要，而可以采用自编分类表的方法分类。
(四)注意事项和要求
为了确保公关信息资料的分类做到准确、适用，分类工作应遵循一定的原则，主要的是：1.适用性原则。公关信息资料的分类。因此，必须遵循适用性原则，也即分类要本着以用为重的原则来进行。2.综合性原由。分类的目的不在于对公关信息资料进行详尽的区分，而是要进行分类综合化，即能使相应的公关信息资料得以集中。因此，分类要贯彻综合性原则。3.渐进性原则。分类不能从细微之处开始，它应按照下列顺序进行：上位概念(大分类)→中位概念(中分类)→下位概念(小分类)。只有这样，才能保证分类工作的正常进行。4.相斥性原则。即经过分类而形成的类别都应有着明确的定义，类别间不能有概念的重复和欠缺。若无法避免概念之间的重复和欠缺，还应以其他方法，如说明等加以限定和补充。5.并置性原则，即经过分类而形成的类别是相似概念或有关联的概念，在分类体系中应排列在相近的位置，而关联性较小的应排列在较远的位置。这样便于对信息的查取和合理开发利用。

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