秘书资格认定秘书论文：古人开会初探

文章作者 100test 发表时间 2007:10:12 13:06:46
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会议自古以来就是行政管理的一种常用手段。“办会”历来是秘书工作的一项重要业务。了解古代会务工作的一般情况，对我们今天如何做好会务工作，有一定的借鉴价值。
原始社会部落联盟会议
会议的历史与人类社会的历史一样长。在漫长的原始社会早、中期，会议仅限于规模较小的氏族内部，不需要专门的会务组织工作，可以说那时只有会议而没有会务工作。
原始社会末期，出现了规模较大的部落和部落联盟。部落和部落联盟实行原始民主制，重要问题集体议决，因此产生了频繁的原始会议。大致有以下几种：
一是部落联盟首长召开的由部落联盟管理者和各部落酋长参加的议事会，类似于今天的办公会议。传说尧在确定派谁去主管治水时就召开了部落联盟会议，尽管他觉得鲧不可靠，但还是服从了多数人的意见，派鲧去治水。
二是战争动员大会。如《墨子·兼爱》记载，禹在代替舜指挥伐苗战争前举行了动员大会，并在会上发表了“伐苗誓辞”。
三是庆祝大会。如黄帝先后击败蚩尤和炎帝之后，被大家拥戴为“天子”，在釜山（今河北省涿鹿县）举行庆祝大会，参加会议的有“万国”之多。
四是礼仪性质的朝见大会。大禹即位后不久，先后在涂山（今安徽怀远）和苗山（今浙江绍兴）举行了各国诸侯(实际为各部落酋长)大会，要求他们服从中央指挥。
这些传说中的部落联盟会议，参加人数已比较多，议决的事项也比较重要，这些会议必然有许多会务工作，诸如会议的准备、通知、仪式的确定和指挥等等。这些工作是在会议主持者领导下由“百模”、“纳言”等秘书官负责实施的。
历代会议概览
阶级和国家出现以后，作为国家管理重要手段的会议也逐渐增多，处理国家内部事务和国与国之间行政事务的会议相继产生，对会议的组织工作要求越来越高。如春秋战国时期，诸侯列国之间的盟约会议，会议的主持人、记录人等，都比较齐备。
由于封建王朝是专制政权，国家大政方针的形成往往缺少民主讨论的过程，因此历代会议虽然不少，但大多数为礼仪性的，对国家施政产生重大影响的会议为数不多，其中最著名的要数西汉中期的“盐铁之议”和唐代初年的“政事堂会议”。
1.西汉的“盐铁之议”
汉昭帝时，中央政府召开了一次由盐铁官营问题引起的有关国家政策的辩论大会。汉武帝在元狩年间起用桑弘羊等人，制定和推行一系列新经济政策，如统一币制，实行盐铁和酒类官营，实施均输平准、算缗告缗这两种重要的税收政策等。这些政策虽然充裕了国家财政，但是广大农民的负担却愈来愈沉重。这些客观情况促使武帝晚年的政策发生重大改变。征和四年(公元前89年)武帝诏令:此后务必禁绝苛暴，不得擅兴赋役，应致力农耕。这在一定程度上恢复了汉初“与民休息”的政策。武帝死后，继位的昭帝年幼，大权掌握在霍光手里。为了保证“与民休息”政策的实行，始元六年（公元前81年），昭帝下诏命丞相田千秋、御史大夫桑弘羊召集各郡国推举的贤良文学之士共六十多人在长安开会，询问民间疾苦。贤良文学之士与桑弘羊意见不一，他们就汉王朝的内外政策进行了几十天的辩论。西汉桓宽编撰的《盐铁论》详细记载了盐铁之议的情况，该书可以说是中国古代一部比较完整的会议纪要和会议文件汇编。
这次具有确定治国方策性质的会议，反映了统治阶级内部对当时经济和政治形势的不同认识，由此而提出了不同的治国政策。经过这次辩论，“与民休息”的政策进一步得到肯定，对昭帝、宣帝时期社会经济的恢复和发展产生了积极的影响。
2.唐代的“政事堂会议”
魏晋南北朝时期逐渐形成的中央政府机构的“三省制”，到唐代得到逐步完善。三省之间的关系是“中书出令，门下审议，尚书执行”。中书省是起草政令的机关，中书舍人拟稿后由中书令或中书侍郎选定并补充修改，再呈送皇帝画一“敕”字，然后送达门下省，经过门下省审议后再由皇帝亲自批准，才能成为国家的正式法令交尚书省执行。
中书省拟好的政令送达门下省时，如遇门下省反对，就会将它“封还”，命令即算作废，皇帝的“画敕”也等于无效。所以，唐代皇帝欲下诏敕，一般先由门下省和中书省举行联席会议，会议场所称为“政事堂”。政事堂会议的出席人包括中书门下两省长官及副官，多时有十几人，最少时只有两人。讨论结果由“执笔”综合记录。“执笔”等于现在的书记，由众人轮流充任，有时一人轮十天，有时一人轮一天。皇帝的命令必须在政事堂会议正式通过，然后才能送尚书省执行。若未加盖“中书门下之印”而由皇帝直接发出的命令，在当时被认为是违法的，不能为下面各级机关所承认。
尚书省长官一般不出席政事堂会议，他们只有执行命令之权，而无发布命令及参与决定之权。
中央政令须由政事堂会议通过才有效，皇帝一人说话不算数，这在封建社会中算是最“民主”的决策制度了。贞观三年(公元629年)，唐太宗对中书、门下两省的官员说：“中书、门下，机要之司。擢才而居，委任实重。诏敕如有不稳便，皆须执论。近来唯觉阿旨顺情，唯唯苟过，遂无一言谏诤者，岂是道理？……自今诏敕疑有不稳便，必须执言，无得妄有畏惧，知而寝默。”由于政事堂会议制度的存在，中央政令在下发前经过充分的论证，避免了中央政府决策失误，“由是鲜有败事”(《资治通鉴》)。它对“贞观之治”的出现起了重要作用。这一制度的合理性对于我们今天起草重要文件、出台重要政策或形成重要决定，仍然有很高的借鉴价值。
古代类似“盐铁之议”和“政事堂会议”这样决定国家大政的会议毕竟不是很多，朝廷中举行的大多是一些例行的礼仪性会议。各个朝代会议之频繁、会务工作之繁琐，均大同小异。
清代的会议概况
潘林杉先生的《中国古代秘书通论》一书介绍了清代会议的概况以及封建社会会务工作的大致情况，大致如下。
清代的会议多种多样。就朝廷会议而言，已形成完备的会议制度。从形式上划分大致有六种：
第一，常朝会，这是皇帝例行的办公会。一般情况下一天一次，于黎明时辰举行。会议由皇帝亲自主持，与会人员除有关朝官外，还有掌玺、记注官等服务人员。内容通常是由皇帝在会上宣布预先拟好的谕诏，有时也议论一些问题。
第二，大朝会，有定期和不定期两种。定期的大朝会为每年新年、冬至、万寿（皇帝生日祝寿）的“三节会”，不定期的指皇帝登基、大婚、册封皇妃或太子等大会。大朝会是朝廷举行的规模最大、最隆重的大会。参加大会的人员除在京的朝廷文武官员、皇室亲王等成员外，地方各省还派人参加，人员多在500上下。会议内容多由内外官进表献辞，对皇帝和朝廷歌功颂德。
第三，军礼大典会，这是不定期的会议，与大朝会有相同之处，参加对象不尽相同。内容有大阅、亲征、命将、纳降、凯旋、献俘等，均与军队活动和战争相关，仪式也很隆重。
第四，皇帝会见被“引见”官员的会议，通过“引见”，皇帝可以直接面试县以上官员，并予以任免。清代这类会议比较多，这是临时性的会议。
第五，外交活动举行的各种会议，诸如朝觐、迎送外国使者等。这类会议自第一次鸦片战争以后与日增多。
第六，探讨统治方略的会议，由皇帝随时召集身边重臣或参谋顾问咨询官员座谈讨论。
从内容上看，以上六种会议只有第一种和第六种才是真正商议事情的会议，其他四种都是礼仪性的集会。
以上各种会议的会务工作，由内阁、军机处等秘书部门负责安排统筹，具体工作则由礼部、太常寺、鸿胪寺、光禄寺等有关机构负责落实。譬如：太常寺负责庙坛祭祖典礼的安排；光禄寺负责节庆、祭典婚丧等会议的筵席；鸿胪寺负责朝会、宴会、祭祖礼仪事项，通知参加大朝会等官员名单、排定班次，确定不同官员穿戴官服，安排行礼礼仪。清末光绪帝时，光禄寺、太常寺和鸿胪寺并入礼部，宣统三年又改礼部为典礼院，故具体工作先后由礼部、典礼院安排。
礼部分置了许多部门分管会务礼仪，如仪制清吏司掌嘉礼、军礼事务，祠祭清吏司掌吉礼、凶礼事务，主客清吏司掌典礼和接待外宾事务，等等。
从清代会务的数量、会务组织机构和事务看，封建朝廷的会务工作是极其繁琐的，且所承办的会议大多是维护封建帝王威严的礼仪性会议。所以，除了上面介绍的汉代“盐铁之议”和唐代的“政事堂会议”外，中国古代在会议组织方面没有多少值得今天借鉴的有益经验，反倒有许多做法是今天应该努力避免的。