外贸指导：業務マニュアル　会議進行

文章作者 100test 发表时间 2007:01:11 22:16:11
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会議の必要性

１．会議とは
３人以上の参加者が共通の場で対面し、情報の伝達や加工を行って問題の解決をはかることをいいます。

２．会議の目的
会議を開くのは目的があるからです。この目的が不明確であると、「なんの結論も出ない」ことになりかねません。

３．会議の効用
会議には直接的効果だけでなく、効用（副次的効果）もあります。

４．会議の機能別分類
会議をどの形態で進めるかを決定する。
伝達会議とは・.・.・.情報の伝達と確認
創造会議とは・.・.・.問題解決会議
調整会議とは・.・.・.組織間の調整
決定会議とは・.・.・.企業行動の意思決定

５．日本企業の会議の現状
ボトムアップ型の経営は日本企業の特徴です。メリットはありますが、意思統一のために会議の数は多くなります。

６．会議の効率化
まず第一に、会議参加者が基本ルールをきちんと守ることが大切です。また、「不要な会議をなくすこと」や「いくつかの会議を合併させること」などの努力で、会議のムダを省くこともできます。

機能別会議の邌鹰攻匹氓譢
会議の目的に応じて、どのような種類の会議を開くのかが決められます。
会議の位置づけが明確でないと、十分な成果は得られません。会議を開く前、会議中、会議終了後には、それぞれ次のような邌鹰攻匹氓驻匾趣丹欷蓼埂

(1)伝達会議
情報の伝達と確認を目指す会議
〔事前〕　伝達内容の把握と資料化
〔会議〕　
1)情報の伝達（情報そのものと、背景、実例などを説明する）
2)伝達した情報に対する質疑応答
3)情報をまとめ、理解度を確認
〔事後〕　フォローアップまたは情報の追加

(2)創造会議
「問題解決会議」ともいわれ、さまざまな課題に対して問題点を分析したり、解決策を考えるために行う会議
〔事前〕　解決すべき問題点の明確化
〔会議〕　
1)発散会議
問題解決のためのアイデアを全員で出し合う
2)収束会議
出されたアイデアを整理、評価して具体策にまとめる
〔事後〕　具体策に、再度全体的な検討を行う

(3)調整会議
各部門の活動が適切であるか、また、部門ごとの活動にムダがないかなどをチェックし、調整するための会議
〔事前〕　調整すべき項目の明確化
〔会議〕　
1)調整すべき項目の説明と、組織間での対立点の明確化
2)対立点の解決策を検討
3)解決策の確認と各自が実施すべき内容を確認
〔事後〕　双方の実施状況の確認