浅谈数码照片的归档管理秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2008:11:02 11:06:48
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　　照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值、集中保管的一种信息载体。从其载体组成情况、制作过程和对记录内容的表现形式来讲，它又是摄影技术的产物，因此，照片档案与摄影技术有着不可分割的紧密联系。一直以来用传统照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片是照片档案管理的主要对象。但随着数码相机在社会中的普及及传统照片的数子化，社会各领域中的数码照片也越来越多。数码照片同样是照片的一种，但由于所用设备和摄影技术与传统照片存在很大的差异，因而原有的针对传统照片归档管理的方法和规范显然不能适合数码照片的归档管理。如何做好数码照片的归档管理成为目前照片档案管理中急需研究和解决的问题。
　　数码照片及其特点
　　数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片与传统照片相比，大致有以下特点：
　　1、成像快，处理快。不管是扫描仪还是数码照相机，都拥有操作方便，不用冲洗，成像快捷的特点，瞬间影像便立拍立显或立扫立显。同时数码照片存储在相机上，或是存储在计算机里，都是以数字文件形式来保存的，它不受药物和温度影响，也不经繁琐的工艺过程，而是通过数字化程序进行处理，省事又省时。
　　2、连接快，传输快。数码照片可以在自己的相机和计算机上显示、测览、处理，而且还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作。只要拥有数码相机和笔记本电脑，只要有通讯网络，无论在城市还是农村，在内地还是海外，都可以将拍到的数码照片迅速传出。
　　3、可编辑，易修改。数码照片从拍照到存储，随时可以修改调整和编辑处理。如果照片不理想，随时可以删除，没有浪费胶卷的遗憾。
　　4、存储久，查阅快。数码照片只要经过整理、加工、编辑，暂存在计算机中，或刻录成光盘作为存档资料，就可以长期保存，不退色，不变形。一旦需要，检索起来十分方便。只要按预设好的分类和编号，轻点鼠标，随时都可以在显示屏上找到所需的照片。
　　从这些特点可以看出，数码照片与传统照片相比存在不少的差异，这种差异必然会影响到其归档管理，数码照片巴不可能完全按照传统照片归档管理的方法进行归档管理。如何进行数码照片的归档管理已成为很多档案管理者关注的问题，在实践中人们已开始着手研究其问题。
　　数码照片的归档管理中需解决的几个问题
　　（一）急需制订新的管理规范，指导实践中的数码照片档案管理
　　一直以来我国的照片档案归档管理主要依据是，1989年10月25日国家技术监督局批准1990年7月1日实施的《照片档案管理规范》及各地依其为基础制定的各种规范和1986年10月中共中央宣传部、国家档案局制定的《新闻宣传报道档案管理暂行办法》等。这些规范都是针对传统照片档案制定的，已不能完全适用于数码照片档案的管理，这就难免使实践管理者在管理包括传统照片和数码照片在内的照片档案时产生一些困惑。如有人就在网上询问"按《照片档案管理规范》规定，照片、底片、说明应齐全，但现在基本上都是用数码相机，无底片，甚至无照片，请教该如何处理?是否就刻在光盘上保存?还是仍需要冲洗出照片，翻拍底片?"应该说实践中有类似困惑的人不在少数。这就要求在原有规范的基础上制定一个能包括传统照片档案和数码照片档案都通行适用的新的照片管理规范来指导和规范实践工作。
　　目前，很多地方和单位已意识到这一点，都在着手制定并出台二些自己地区、自己单位和行业的管理规范。如北京市地税局2003年度出台的《北京市地方税务局数码照片档案管理办法》，绍兴市2004年出台的《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》，以及一些报业集团内也出台了一些内部管理规定。这些规范都有一定的可行性，许多做法都有相同、相似处，但也存在不一致处。如在归档范围、归档方式、前端控制、存档保存份数及保存方式等方面较一致，但在具体的数码照片的分类整理、格式转换、著录项目、照片原始性的保证、是否生成底片打印纸质照片即与传统照片档案的管理衔接问题上有不少差异，而这些是数码照片管理规范中非常关键的问题，解决不好必然会影响将来数码照片的检索利用，以及移交问题。因此，国家档案主管部门有必要在普遍调研的基础上，针对数码照片档案和传统照片档案的不同特点，尽早制定出普遍通行的具有指导性的照片管理规范，以指导目前的照片档案的管理及地方、部门规范的制定，避免管理的混乱和不规范、不科学。当然，一些生成照片较多，有一定行业特殊性的部门，如新闻传媒业，也可有针对性的制定本行业的普遍适用的管理规范。
　　（二）应探索一种较为科学的合理的通行的数码照片管理方法
　　尽管目前国家的数码照片档案管理规范还没有出台，但在实践管理中，很多单位都意识到应将数码照片予以归档，进行有序管理，都在尝试探索有效的管理方法。如公安系统、报业传媒、医疗系统等。各种数码照片档案管理的探讨性文章在2003年后开始逐步出现，这些文章多是以自己所在单位的数码照片管理实践为依据，讲述数码照片管理的具体做法。如河南日报报业集团档案室尹买娣的《数码新闻照片的档案管理及对策》，金华市公安局的《关于公安系统照片档案电子化管理的思考与探索》，聊城市传染病医院苏海英的《规范管理医院数码照片档案》及中原油田分公司李海珍、张晓敏的《数码照片档案的整理要求》等。这些文章就数码照片的收集（归档范围、归档方式）、鉴定、分类整理、编目、检索、保存等管理的各环节进行了探讨。各种做法不尽相同，也不尽科学，但都是有益的尝试，对实践中的管理提供了很多的启示和值得借鉴的东西。目前有必要针对实践中的各种做法，并借鉴传统照片档案管理的做法，有针对性的对管理中一些较为关键的，在实践中易使人困惑的环节，进行讨论，寻求一种大家较认可的通行做法，从而进行推广。如对数码照片的分类整理编码编目方法（如按什么标准分类，如何编码编目），数码照片的格式问题 （如应统一一下转换的格式，以方便将来的移交和跨部门的检索利用），与传统照片档案管理衔接问题（如二者可互为转换，是否有必要互为转换，是分开管理形成互为参见的两体系还是统一管理构成一个体系）等等。只有就这些容易引起分歧，但又是数码照片管理中的核心问题进行深入的探讨，才能发现问题，并能互为启发，最终逐步统一认识，探索出一种科学、合理并能全面推广的管理方法，并将有助于管理规范的制定出台。
　　（三）必须着手开发安全有效的数码照片档案的计算机管理应用程序
　　数码照片一大特点就是可以在计算机上及网络中显示、测览、编辑、整理加工、传递、保存、检索利用，这就使得可以开发计算机管理应用程序来管理数码照片档案。可以说这既是数码照片管理的优势但也可能是麻烦。说优势，是因为计算机的高速有效的数字处理，使数码照片的归档、整理、传递特别是检索利用变得方便而快捷。说麻烦，是客为目前计算机及计算机网络在安全性方面还有很大的隐患，同时计算机处理中复制修改的方便使档案的原始性问题不易保证，以及不同管理系统不同格式的兼容问题。因而在开发数码照片档案的计算机管理应用程序时，在考虑其功能设置应符合档案管理要求外，还应解决其安全性，照片原始性的保证及兼容通用性等问题。
　　目前，一些公司开发了一些数码照片的管理应用软件，但多针对一般的个人和家庭用户的日常照片管理，没有真正从照片档案的管理角度考虑，因而在功能设置，档案的安全保护，原始性保证等方面存在缺陷，不能针对单位的数码照片档案管理进行推广。一些单位系统内开发使用的管理软件有一定的针对性但却不具有普遍推广性。对此，由档案主管部门统一开发数码照片档案管理程序是有必要的。这样可以从档案管理角度设置管理功能，并能规范数码照片的数据结构，统一数码照片数据管理的标准，有效避免因数据格式的不一致而造成管理上的麻烦，并为数码照片将来的数据整合、跨部门行业的检索利用打下良好的基础。百考试题整理 F8F8"