秘书作为领导辅助人员应具备的礼仪

文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:41:29
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秘书作为总经理的辅助人员，除完成日常业务事宜外，更多的精力是为总经理服务。一个好的秘书既是领导的助手又是领导的参谋，秘书在日常工作中既要辅助领导进行决策，同时还要辅助领导树立良好的公众形象。
　　（一） 作好助手和参谋的工作
　　1、参与决策调研，提供有份量的信息。
　　秘书要做好决策参谋，就要积极参与决策的调查研究。首先是广泛收集信息，多提供真实情况。其次是超前搞好调研，多提供决策预案。再次是和领导同步思维，多提供有份量的文稿。其中要把握三点：
　　第一，要有观察力，跟踪了解总经理的思维轨迹，敏于捕捉领导的思想火花。才能及时预测总经理在想什么，准备什么。
　　第二，要站在领导工作的角度思考问题，才有一定的高度、广度和深度。
　　第三，主动与总经理交流思想，通过听取领导的意见不断调整自己的思维，在事务处理和文稿撰写中更好地体现总经理的思想。
　　2、参与实践，协助总经理推进工作。
　　（1） 积极介入有关工作，及时掌握相关情况，适时提出建议。
　　（2） 经常了解全局情况，取得按时保质完成各类任务的主动权。
　　3、参与要有度，参谋要有方
　　（1）参与决策调研，注重“多谋”，切忌“擅断”。
　　（2）参与督促检查，工作要“到位”，不能“越位”
　　（3）参与工作实践，要当好助手，不能做“主手”，做好牵头、把关、协调的工作。
　　（二）辅助总经理塑造良好的形象。
　　秘书和秘书部门是为总经理服务的，领导对外形象的好坏在很大程度上反映了秘书和秘书部门的服务水准。秘书可从以下几方面来辅助领导塑造良好的形象。
　　1． 语言形象
总经理在正式场合发表讲话，秘书要事先准备好文字材料、发言提纲，必要时做好语言标识。公务活动之前，提供广泛适用的背景资料（包括活动内容、所要解决的基本问题及与此相关的人文等知识）供总经理参考准备。
2．协助总经理树立行为合作形象。要在事务安排中，尤其是公司内部活动中，使领导多接触普通员工，了解情况，融于员工之中，才能使领导的形象得以升华。
　　3． 协助总经理树立行为激励形象。要尊重别人，帮助领导把握好用人之道，多协商，多征求大家意
见，在坚持原则的前提下，尽量满足下属及部门的需求，增强合力。
　　4． 协助总经理树立行为感化形象。领导者要通过自身的行动影响他人，秘书是总经理对外界面的口，必须协助总经理做好以下几项工作：
　　（1）要待人热情，例如在总经理开展某项活动之前，详细了解该项活动所涉及的人员情况，包括姓名、身份、履历等，以便领导掌握对方的信息，为开展热情友好的交际活动创造条件。
　　（2）对外交往要真诚情切，秘书要很好地领会和把握总经理的处事原则，并在对外交往中很好地运用，必要时提醒总经理率先垂范，以身作则。以感化、教育和鼓舞他人。