09年多智教育名师三级秘书精讲讲义(第三讲)秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:06:19 21:19:39
来源 100Test.Com百考试题网

第三讲：会议管理（三）
第一节 会议管理
五、拟订会议的应急方案
（一）相关知识
1.会议应急方案的内容
（1）会议举行过程中可能出现的问题
A.人员问题
B.场地问题
C.设备问题
D.资料问题
E.健康与安全问题
F.行为问题
（2）出现问题时负责解决的会议工作人员
2.会议应急方案的作用
（1）可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。
（2）可以有效缓解危机，提高会议管理的效率
（3）使工作人员能够统一步调
3.处理会议突发事件的方法
（1）处理人员问题
如果外部发言人缺席，安排内部演讲者演讲相关主题演讲
（2）处理场地问题
（3）处理设备问题
（4）处理资料问题
（5）处理健康与安全问题
（6）处理行为问题
一加强对发言人以为情况的审核；二是提前做好准备，避免出现此种情况
（二）工作程序
会议应急方案的制定为：预测情况→准备应对备选方案→讨论会议紧急情况→确定会议应急方案。
（三）注意事项
1.住宿安排要妥善。
2.餐饮服务要周到。
3.医疗卫生工作要有备无患。
4.交通保障应落实到位。
会议期间的交通保障直接关系到与会人员的集体活动和会议组织工作的效率。要做好会议的交通保障工作，应掌握会议的交通保障的内容：
（1） 车辆组织。
（2） 用车制度。
（3） 车辆的调度。
（4） 租车的调度。
1. 会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速
2. 在娱乐生活上需丰富多彩
（1） 在选择住宿地点时，应考虑有无健身房和各种活动室，使与会人员在休会期间能有丰富多彩的业余活动。
（2） 组织统一的文化娱乐活动要加强管理。
（3） 举办一些电影观摹、联欢会、舞会，为与会人员提供交际联谊的机会和场所。
3. 会议值班要制度健全，人员要坚守岗位。
（1） 在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。
（2） 要控制无关人员随便出入会场，特别是像新产品鉴定会等保密性较强的会议更不能让外人随意进出。
（3） 手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络。
（4） 要备有一份设备维修人员、车队高度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。
（5） 要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。
（6） 必要时，要负责督导和协助专职会议信息人员为与会人员做好各项具体的服务。
（7） 做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。
（8） 必要时，应建立主管领导带班制度。
（二）