秘书常识：座谈会设备要求及操作流程秘书资格考试

文章作者 100test 发表时间 2009:07:08 02:14:41
来源 100Test.Com百考试题网

设备环境要求：
会议室：会议桌为一圆桌，方便主持人和被访者交流。圆桌上铺有台布，保持干净清洁。
监听室：备有电视机/录象机/录音机/扩音设备/双面镜
保证杂音少，图象清晰。
座谈会前期工作
按照座谈会条件，联系联络员发条件。
严格按照甄别问卷进行甄别，对配额要进行严格控制。（同组会不出现互相认识的被访者）
□ 在会议开始前二天要记得联系笔录员做会议记录（包括现场和会后整理）。
□ 购买座谈会食品，如果开会时间正碰上吃饭时间，需准备一些面包糕点给被访者。
□将已确认好的被访者名单，输入到座谈会坐次表中，以便开会前半小时对被访者入会名单进行筛选。
□开会前检查录音/录象设备是否正常。
□在开会前一天晚上要对被访者进行第二次电话复核，询问对开会地址、时间、路线是否清楚。
在座谈会前二小时要布置会场，如碰到座谈会安排在早上开，那么布置会场，最好安排在前晚准备。
会议室：
△ 台卡、台卡纸（事先测试大小），数量为被访者人数 1个主持人
食品（4种）避免一些声音较响的食品。
抽面纸（放在食品中间）
水彩笔（事先检查是否能写的出），放在台卡后
杯子（盛满水），放在台卡的右侧
桶装水（新鲜水），放在会议室内靠门口
白板笔（事先检查是否写的出），准备2支（黑/蓝）
黑板擦
垃圾桶
客户室：监听设备应保证杂音少，图象清晰。设备包括电视机、录象机、录音机等。
食品（4种）
餐巾纸
杯子
白纸、笔（统一式样）
大纲（按照客户人数复印）
桶装水（新鲜水）
饮料（听装、大瓶装）
垃圾桶
座谈会期间工作
接待被访者，填写被访者登记表。
笔录员要在会前准备好磁带、录像带、记录纸和笔，检查监听设备。
对被访者填写的资料与甄别资料进行核对，并筛选最适合的、善于表达自己的被访者入座开会，打印座位登记表，复印后交给监听室内的客户及笔录员，检查录音、录像是否运作正常。
领被访者进入会议室，开始会议。
□ 开会时，应随时保持与主持人或客户的联系，处理各种问题。(注意：在开会过程注意会场周围人员不要大声喧哗，在会场门口安排一名人员确保与客户及时沟通，同时也避免与会议不相干人随意进出会场)
□ 座谈会结束时，将礼金信封交主持人发放给被访者，注意与被访者合影，并将被访者送至门口。
座谈会后期工作
□会议结束，将录音带交给笔录员，应在第二天上午（即隔一天）递交（mail）。交回的笔录，督导要按照笔录格式核对记录和整理质量是否符合要求。
□收齐录音带、录像带邮寄至我公司。录音带、录象带要贴上标签（打印）。