主要包括：（一）生理条件，指年龄、性别、健康状况等。（二）社会条件，指家庭、教育、生活阅历等。（三）心理条件，指心理活动过程、个性心理、群体心理是依规律而展开。本节主要探讨生理条件和社会条件对秘书心理的影响。
一、生理条件对秘书心理的影响
（一） 年龄条件
合理的组合，应是梯型结构。
从发展趋势看是年轻化，一般秘书应比领导年轻，应根据领导的需要确定充任秘书的年龄，不要强制性地规定年龄标准。
引导学生辨析“秘书工作是吃青春饭”的看法，探讨什么年龄更适宜当秘书。
（二）性别条件
男女两性各有所长各有所短，应优势互补。根据秘书专业女生多于男生的比例情况，引导学生讨论，如何扬长避短，充分地具体担任秘书的条件。
（三）健康条件
主要包括生理健康和心理健康。
二、社会条件对秘书的心理影响
（一）知识结构 应是T型结构
1、扎实的基础知识 自然科学
社会科学
2、丰富的专业知识 通用的知识
行业的知识
3、宽泛的辅助知识
（二）文化程度 大专以上学历 取决于秘书的职级和工作需要
（三）能力结构 应是通才、急才、将才、复合型的人才